Presentasi Tugas Metode Penelitian

Tugas Metode Penelitian

Judul Jurnal : Perancangan Sistem Manajemen Gudang Material Penunjang di PT.XYZ

Volume          : Vol. 12, No. 2, Mei 2017

Tahun            : 2017

Penulis           : Benedictus Rahardjo

Link                : http://repository.petra.ac.id/17629/

Reviewer        : Clara Artha Tressia S

Tanggal          : 27 September 2017

Pendahuluan

PT. XYZ bergerak dalam bidang jasa offset printing untuk produk etiket, label, dan beraneka ragam kemasan yang terbuat dari duplex carton box. Manajemen gudang dan tata letak sangat diperlukan. Manajemen gudang diperlukan agar rantai pasok dapat berjalan dengan baik, sedangkan tata letak mempengaruhi dari segi kapasitas, aliran material, fleksibilitas, biaya, kualitas lingkungan kerja, dan sebagainya. PT. XYZ sedang mengembangkan gudang material lama menjadi gudang material penunjang yang berisi material yang diperlukan mesin ketika beroperasi, sebagai acuan warna dalam produksi, dan diharapkan mempunyai suatu sistem yang dapat memperlancar keluar masuknya barang dan dapat dicari dengan mudah menggunakan cara pelabelan.

Metode Penelitian

Metode yang digunakan dalam menyelesaikan permasalahan dalam penelitian adalah Fixed Location System, Floating Location System, dan Standard Operating Procedure (SOP). Fixed Location System merupakan sistem penempatan barang yang rapi dan mudah ditemukan karena barang ditempatkan pada lokasi yang sudah ditentukan. Sistem ini biasanya digunakan oleh gudang kecil yang tidak terlalu menyimpan banyak barang. Floating Location System adalah sistem penempatan barang dimana barang ditempatkan dimana saja namun lokasi pada sistem harus di-update. Standart Operation System (SOP) bertujuan untuk memastikan semua kegiatan berjalan sesuai standar. SOP bisa berbentuk dokumen atau bulletin form.

Perbaikan Tata Letak Gudang

Penataan gudang yang sangat diperlukan mengingat kondisi awal gudang membuat permasalahan yang menyebabkan sulitnya mencari produk karena belum adanya penataan untuk penempatan produk dan pengaturan alokasi space.

Hasil dan Pembahasan

Gudang material dapat diatur dengan pembuatan rancangan sistem manajemen Gudang Material Penunjang. Rancangan sistem manajemen Gudang Material Penunjang antara lain pembuatan job description staf, SOP, instruksi kerja, peraturan, maupun tata letak penempatan material.

Material pada Gudang

Material penunjang yang dibutuhkan untuk proses produksi secara umum adalah map approval, contoh cetakan, dan dieline diletakkan pada map besar. Polymer diletakan pada dusnya.

Kondisi Awal Gudang Material

Lokasi penyimpanan terbagi menjadi dua lokasi yaitu gudang pisau untuk tempat penyimpanan pisau plong dan gudang dieline untuk menyimpan dieline, map approval, dan contoh cetakan. Material lain diletakkan di lantai produksi, tempat pembuatan pisau, maupun sepanjang jalan menuju produksi.

Sistem Awal Gudang Material

Gudang pisau memiliki 1 staf yang membantu penyimpanan dan pengeluaran pisau plong. Gudang dieline memiliki 1 staf yang mengeluarkan dan menyimpan dieline. Sistem pencatatan keluar masuk material tidak terdapat pada kedua gudang tersebut. Material yang baru selesai dibuat/ dibeli dan material yang telah selesai digunakan dikembalikan dan kemudian disimpan di gudang oleh staff gudang. Ketika ada permintaan maka staff gudang mengeluarkan material dan mengantarkannya ke bagian produksi.

Permasalahan pada Gudang Material

Permasalahan yang terdapat pada gudang pisau adalah penuh dan pencarian material yang susah. Alat fishbone digunakan untuk mencari permasalahan dan menyelesaikannya. Hasil pengamatan dan wawancara menggolongkan akar permasalahan kedalam sisi man dan method saja. Permasalahan dari sisi man adalah staff yang berganti shift hanya melaporkan material apa saja yang keluar/ masuk namun tidak menginformasikan untuk peletakan material tersebut. Label yang diberikan juga tidak jelas karena sering disingkat. Permasalahan dari sisi method  adalah tidak ada aturan yang jelas mengenai penataan material pada rak, tidak ada aturan untuk mencatat material yang keluar/ masuk, tidak ada aturan mengenai kejelasan stok opname, dan tidak berjalannya inspeksi/ stok opname.

Usulan

Usulan diberikan agar gudang material dapat berfungsi sebagai pengatur dan pengontrol material. Usulan yang diberikan antara lain rancangan Job Description, rancangan Standart Operating Procedure gudang material penunjang, rancangan aturan dan wewenang gudang material penunjang, perancangan tata letak, pelabelan dan penyusunan material, dan rancangan operasional sistem manajemen gudang. Rancangan job description harus dibuat dengan jelas agar dapat berfungsi sebagaimana mestinya dalam pengoperasian gudang. Rancangan SOP terdiri dari 2 yaitu SOP penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran material dan SOP pemusnahan material. Pada SOP penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran material, staf Gudang Material Penunjang melihat jadwal induk produksi dari PPIC agar mengetahui mana produk yang akan diproduksi terlebih dahulu. Tahapan kedua yaitu mengecek ketersediaan material pada gudang. Jika tidak tersedia maka staf melakukan pengadaan material, namun jika material tersedia maka selanjutnya disiapkan dan menunggu produksi mengambil material tersebut. Ketika produksi mengambil material, maka staf gudang harus mengikuti instruksi kerja pengeluaran dan pengambilan material. Hal yang pertama kali dilakukan oleh staf gudang menurut SOP pemusnahan material adalah mendata material apa yang tidak pernah keluar/ tidak dipakai dalam jangka waktu 1 tahun. Setelah itu staf gudang mengajukannya ke divisi marketing. Material yang telah mendapat persetujuan dari marketing selanjutnya dibuat BAP (Berita Acara Pemusnahan) dan diajukan ke marketing, GM, dan HR-GA untuk mendapat persetujuan pemusnahan. Material yang tidak disetujui untuk dimusnahkan akan disimpan dan diajukan kembali untuk dimusnahkan apabila dalam waktu 6 bulan tidak/ belum dipakai. Rancangan aturan dan wewenang gudang material penunjang dibuat agar penerapan proses menjadi lebih maksimal dan terkontrol. Aturan dan wewenang berlaku bagi staf, peminjam (produksi), maupun material. Layout dibagi menjadi 2 yaitu gudang material dan kantor gudang material penunjang. Layout yang digunakan sebagai gudang material adalah gudang pisau untuk menyimpan pisau plong, map besar dan dus polymer. Layout untuk kanton gudang material penunjang adalah ruangan untuk material lain yang tidak masuk kedalam gudang beserta kantor staf. Material pada gudang diletakan pada rak. Rak yang digunakan adalah rak tumpuk 3 dengan baris kesamping sebanyak 22. Pelabelan berfungsi untuk memudahkan mencari material dan mencocokkan apakah material yang dicari sesuai dengan kode barang/ tidak. Pelabelan dilakukan berdasarkan nama material pada gudang material penunjang dibuat berdasarkan nama produk dan kode barang tersebut. Penyusunan material menggunakan gabungan metode floating location system dan fixed location system. Rak material akan diberikan abjad A-V. Agar memudahkan pencarian material maka penataan material pada rak diurutkan dari kode barangnya. Setelah diletakkan maka staf gudang material penunjang meng-update tabel induk material untuk posisi material berada pada kolom mana. Metode gabungan ini memiliki kelemahan yaitu ketika ada pertambahan material baru dan tidak ada tempat kosong sesuai dengan kode barangnya, maka harus menggeser material yang sudah tertata sebelumnya. Untuk mengatasi kelemahan ini maka barang tersebut diletakkan pad arak ekstra (Rak U) sampai ada material yang keluar dan memberikan space untuk menggeser material sampai pada saatnya stok opname nantinya. Rancangan operasional sistem manajemen gudang dibuat untuk mengontrol gudang material penunjang agar masalah tidak terjadi kembali. Pembuatan kartu stok berfungsi untuk mengetahui material apa saja yang keluar dari gudang, mengkontrol posisi material, dan pencocokan material dengan stok fisik ketika dilakukannya opname. Kartu stok yang berisi list kelengkapan material dibuat untuk setiap job pada PT XYZ.

Kesimpulan

Terdapat lima usulan untuk mengatasi permasalahan manajemen gudang dan tata letak yaitu rancangan job description, rancangan SOP, rancangan peraturan, pelabelan dan penyusunan dan rancangan operasional Gudang Material Penunjang.